Ja, vroeger, in de tijd dat alles nog met pen en papier (en carbonpapiertjes voor duplicaten) ging, runden we ook bedrijven. En vaak zelfs tamelijk succesvol ook. Toch heeft de digitalisering, met al zijn mogelijkheden, ervoor gezorgd dat we heden ten dagen onze onderneming een stuk efficiënter kunnen besturen. Dat komt vooral omdat we nu vaak realtime inzicht hebben in waar we mee bezig zijn en wat de gevolgen zijn van bepaalde keuzes of beslissingen. In dit artikel gaan we nader in op de rol van slimme administratieve software op je bedrijfsvoering.

Vroeger...

We kennen allemaal wel die beelden van een kantoor uit de jaren '50, '60 en '70 van de vorige eeuw. Kasten vol ordners, pen en papier en een enkele typemachine beheersten het beeld. Binnen de mogelijkheden die we toen hadden waren er vele ondernemers die de boel op orde hadden en een succesvol bedrijf runden. Toch was het minder efficiënt en economisch ingericht als dat het had kunnen zijn als deze succesvolle entrepreneurs hadden beschikt over de huidige mogelijkheden, vooral op het gebied van informatievoorziening. Want met actuele en goed gestroomlijnde informatie kun je goede beslissingen nemen en je bedrijfsproces zo efficiënt mogelijk inrichten. Met tevreden klanten, kostenbesparingen en dus winstmaximalisatie als uiteindelijke uitkomst.

Laat "de computer" voor je werken

Het verschil tussen toen en nu? Twee dingen: De computer en het internet. De computer vond zijn weg naar kantoren al eind jaren '70 en zorgde vooral voor de mogelijkheid om steeds terugkerende processen te automatiseren en dus te versnellen. Mede daardoor waren er minder mensen nodig om dezelfde taken gedaan te krijgen. We lieten "de computer" voor ons werken en dat was een eerste efficiencyslag.

Nog slimmere oplossingen dankzij internet

Daar kwam de komst van het internet, halverwege de jaren '90 bij. En dat heeft de wereld echt op zijn kop gezet. Voor particulieren en voor ondernemers. Het bood namelijk onbegrensde mogelijkheden, zoals de mogelijkheid om, waar dan ook ter wereld, razendsnel contact met elkaar te hebben. Maar het gaf ook de kans om bedrijfsmiddelen, zoals machines en voertuigen met elkaar en met het hoofdkantoor te verbinden en te laten communiceren. En dat opende de deur naar opnieuw een efficiencyslag, waar de ondernemers van 50 of 60 jaar geleden nooit van hadden kunnen dromen. Denk daarbij aan CRM's vol met klantgegevens, ERP-systemen, fleet management systemen en allerlei project management systemen. Recent is daar dan nog eens AI bijgekomen, dat al die slimme systemen nog slimmer maakt en dus nog meer opties biedt om je bedrijfsvoering te optimaliseren.

Want als je bijvoorbeeld als transportondernemer die gebruik maakt van het platform van https://www.radius.com/nl-nl/ nu live weet waar je vrachtauto's zijn en wat ze nodig hebben om zo efficiënt mogelijk van A naar B te rijden met een waardevolle lading, waar je kunt tanken tegen het voordeligste tarief of hoe je de tolroute (en dus tolprijzen) zo kort mogelijk kunt laten zijn, dan kun je je bedrijfsvoering daarop aanpassen. Met kostenbesparingen, winstmaximalisatie en tevreden klanten als uitkomst.

Voor wie nog meer wil lezen over de verschillen tussen kantoren toen en nu, lees het artikel Het kantoor van vroeger tot nu.